不採用となった履歴書は処理される?保管される期間は?

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「不採用になった場合は履歴書を返してもらいたい…」

これが応募者側の本音ですが、不採用となっても、履歴書が返却されない事が多々あります。

データとして応募書類を送る事が多くなってきましたので『返却』という言葉が必ずしも適切かは微妙ですが、いずれにしても、選考後にどのように個人情報が扱われるのか気になる点となりますね。

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返却されない履歴書はどう扱われる?

多くの会社では、選考終了後にシュレッダーなどにかけ履歴書を破棄します。

ですが、不採用の履歴書としてファイリングして1年など一定期間経過してからシュレッダーで破棄するという方針をとっている企業もあります。

双方の取り扱い方の違いは、

選考後にシュレッダーにかける理由としては、返却する事への手間や金銭的負担を減らすという意味合いが強くなります。そもそも、1度受け取ったものなので企業側には返却義務もありません。ただし、個人情報となるので適切にシュレッダーなどで処分する形となるのです。

保管する場合の理由は、過去にどういった人が応募してきたかのデータとして一定期間保管しておきたいからです。
稀に、不採用となった数ヶ月後に再び応募をしてくるといった応募者もいますので、そういった場合に有効なデータとなります。

企業がどういった取り扱いをしているかまで応募者側は把握できないのが現状ですが、選考後に破棄する企業も1年など一定期間保管したあとに破棄する企業も、いずれも個人情報として適切な処分をしていますので、そこまで心配する必要はないでしょう。

もし、情報を横流しするような事があれば会社が傾くほど世間からバッシングを受ける悪質な行為となりますので、まともな企業であれば、わざわざリスクをおってまで個人情報を利用する事もありません。

法律によるガイドラインが決まっている

2007年より施行された個人情報保護法では、『雇用管理に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針』として、履歴書の取り扱いに関するガイドラインが定められました。

一言でいうと「履歴書の利用目的が達成されたら適切に処理するように」というもの。

また、上場企業は、定期的に内部監査が入り個人情報の取り扱いに関しても厳しくチェックされます。
不採用となった履歴書の取り扱いに関してもしっかりと確認され適切な処理方法が指示されるのです。

上場をこれから目指す企業に関しても、上場審査を受ける必要があるので、個人情報の取り扱いについて厳しく審査され適切な処理をする事になります。

これらの事情から、まず間違いなく履歴書の処理は適切に行われているものと考えていいでしょう。

再応募の時に過去の履歴書を確認している?

一定期間が過ぎると再応募が可能となる企業が多いので、

「再応募を予定しているけど前回の履歴書はまだ保管されているのだろうか??」

と心配している人もいるかと思います。

確かに、前回の履歴書があると、矛盾点がないか心配になりますし、比較されると、どういった成長をして再応募をしているのか一目瞭然となるので困るという人も多いでしょう。

しかし、前述の通り、保管しているか、選考直後に破棄しているかは、その企業の方針によって異なるので、過去の履歴書が存在するかどうかは確認のしようがありません。

そのため、楽観的に考えるのではなく『過去の履歴書も確認されている』ものと考え新しい応募書類を作成した方がいいでしょう。

応募をする時は、その書類のコピーをとっている事が多いので、そのコピーを保管しておくと便利かと思います。

適切に処分されているのでご安心を

履歴書は個人情報の塊のようなものなので不安な気持ちにもなりますが、国の指針として処理方法が定められています。流出するような事はありませんのでご安心下さい。

それでも、どうしても返却してもらいたいという事でしたら、企業側に交渉してみると返却されるかもしれません。

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