転職一般公募の添え状の書き方。不利な応募でも自己PRはNG?

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ジョブ吉
どうしたんだい?落ち込んでいるみたいだけど…
ひろゆき
実は、応募書類に添え状を入れ忘れてしまったんだ…。というか送った後に添え状が必要な事を知ったんだけど…。
ジョブ吉
そういう事なら、そこまで気にする事ではないよ。入れていない人も多いし、何より選考は履歴書や職務経歴書で決まるからね。でも、次以降は入れるようにしたいから基本的なマナーを覚えておこう。
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『添え状』を入れない人が多い

一般公募で書類選考に応募する場合は、履歴書や職務経歴書を郵送にて送るケースが少なくありません。

そして、この時に『添え状』も同封するのがマナーとなります。

ビジネスでも、『中に入っている書類はこういったものですよ』という事を説明するために送付状を付けますね。それと同じように『中に中途採用の応募書類が入っていますよ』という事を知らせるために添え状を必要とするのです。

添え状が有利に働くか?というと、そういった事はほとんどありません。ですが、一般公募で応募する場合は、誰かがマナーをレクチャーしてくれるわけではないので添え状を同封せずに郵送してしまうというケースが少なくありません。これは、ビジネスの基本となる送付状の入れ忘れと同じ事なので入れない事による違和感を与える可能性は十分に考えられます。

とはいっても、最終的な合否は履歴書と職務経歴書で99%決まります。あくまでも「添え状が入ってないな?」ぐらいな印象で履歴書や職務経歴書を確認している時には忘れ去られている存在でしょう。稀に同封し忘れて、後から郵送するケースもあるようですが、変に目立つだけですし、そこまでして送るものではありません。

一般的な添え状の書き方

キャリアアドバイザーに確認のうえ基本的な形式となる添え状を作成しました。この形がもっともスタンダードとなるでしょう。志望動機のように自分の言葉で書き綴る必要はありませんので、この形式を使って下さい。

日付

履歴書などに関しても同じですが、日付は書いた日付ではなく送付する日付を記載。右上に書くのが基本ですが、郵便番号の上に書く形でも問題ありません。

月日だけでなく、年も記載しましょう。西暦でも和暦でも構いません。

会社名と宛名

会社名は株式会社まで記載。略称ではなく正式名で書きましょう。

宛名は、担当者の名前が分かる場合は、『人事部〇〇様』といった形で名前まで。分からない場合は『採用ご担当者様』と記載しましょう。いずれにしても『様』を使います。

署名

『住所』『電話番号』『名前』を記載。メールアドレスもあるとより丁寧。

必ず企業名より下の位置に署名を書きましょう。

頭語結語

頭語・結語は『背景』『敬具』で問題ありません。下手に変えても違和感を与えてしまいますし、添え状でもっとも適切なのは『背景』『敬具』となります。

前文

『貴社ますますご清祥のこととお喜び申し上げます』。ご清祥は『ご清栄』でも構いませんし、お喜びは『お慶び』でも構いません。

本文

なにで求人を確認して応募したのか?何を送っているのか?という事が伝わればOK。

求人情報誌であれば、「求人情報誌『〇〇』◯月◯日号におきまして貴社の求人情報を拝見しました」。

ウェブサイトであれば、先ほどの例のような明記方法で構いません。

また、「応募書類をお送り致します」でも構いませんし、この段階で「履歴書と職務経歴書をお送り致します」と明記しても構いません。

応募書類の内容

本文で「履歴書と職務経歴書をお送り致します」と明記した場合は、こちらの項目は必要ありません。

「応募書類をお送り致します」といった形で同封内容に詳しく触れていない場合は、『履歴書一枚、職務経歴書二枚』といった形で明記しましょう。

自己PRに使うのは賛否がある?!

サイトによって、「添え状の空きスペースを利用して自己PRを書いた方が有利になる」という意見と、「添え状は必要な情報のみを記載した方がいい」という意見で分かれます。

これに関しては、プラスに働くケースもあれば、マイナスに働くケースもあるので明確な結論はありません。それぞれのケースと当サイトの見解をまとめます。

プラスに働くケース

添え状に自己PRを書く人は少ないのでライバルとの差別化もできますし、場合によっては熱心に考えているというプラスの受け取り方がされます。

自己PRを記載しますが、履歴書と同じ事を書いても意味がありません。異なる内容でありながら矛盾しないよう履歴書・職務経歴書と一貫性を持たせるようにしましょう。

マイナスに働くケース

過剰なPRと捉えられ、厚かましい(図々しい)印象を与える事もあります。結局のところ、勝負するのは履歴書と職務経歴書です。その前にPRするのを良しと受けとるのかどうかは採用担当者によって判断が変わってくるでしょう。

また、履歴書と職務経歴書を確認してもらうのが目的となるので、そういった意味では添え状でのPRは目的意識が低いと感じ取られてしまうかもしれません。

条件的に不利ならPRするのもあり?

当サイトの見解は基本的に添え状に自己PRを書く必要はないと考えています。

ですが、時には、条件的に不利な応募もあります。履歴書と職務経歴書だけでは勝負できないと判断している場合は、添え状に自己PRを書き添えるのもあながち間違った判断ではありません。

採用担当者によっては熱意が伝わるわけですから、目に留まり、応募書類をしっかり確認してもらえるという事もあります。

不利なケースでも自己PRはNGとする意見もありますが、その根拠は「こう受け取られてしまうかもしれない」といった憶測でしかありません。

近年は、添え状に自己PRを書かないという流れが強くなっています。書かない人が多くなったからこそ差別化に繋がるケースもでてくるでしょう。

PCで作成

ネットの情報を確認すると、「添え状は手書きの方がいい」という意見を見かけますが、PCで作成して問題ありません。

転職活動では複数の企業に応募する事がほとんどですから、テンプレートを完成させておき企業名を入れ替えるだけといった形にしておきましょう。

履歴書・・手書きorパソコン

職務経歴書・・パソコン

添え状・・パソコン

全てを手書きにしてしまうとネットへの親和性の低さや仕事効率も疑われてしまいます。手書きにするのは履歴書のみにしておきましょう。

最後に

添え状の書き方や、自己PRを書くべきかについて紹介しましたが、冒頭でも触れたように基本的に選考への影響力はほとんどありません。

ですので、あまり気を使い過ぎないように作りましょう。先ほどの『例』のように基本的な事が記載されていればOKです。

また、担当者に直接会う場合は、添え状を必要としません。その点も注意しましょう。

ひろゆき
入れ忘れて落ち込んでいたけど、選考には影響なさそうだね。でも、次からはちゃんと同封するようにしよう。
ジョブ吉
そうだね。ビジネスの現場でも送付状を同封するわけだからマナーの一つとして、同封するようにしよう。

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