【転職の面接】日程調節に潜むリスクと変更を申し出るメール例文

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書類選考に通過するとその旨を伝えられるのと同時に、面接の日程に関する事も伝えられます。

この瞬間は努力が実った感覚にひたれてなんとも嬉しい瞬間ですよね。しかし、その内容をよくよく見てみると「面接に指定された日に、大事な会議が入っていてどうしても休めない日だ」といった場合もあるでしょう。

このような時には面接の日時の調節が必要となります。転職活動とはいえ、相手はビジネスマン、そして応募者自信もビジネスマン、失礼のないようマナーを守って日時変更を希望しなくてはなりません。また、日時変更によって不利になるケースも…。

今回は、日時変更を希望する場合のリスクや日時変更の例文を確認してみましょう。

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日時を変更するリスク

面接の日程調節は2パターン

面接の日時調節には大きく分けて2つのパターンがあります。

【パターン1】

「◯月◯日◯時に面接を予定したいのですが、都合はいかがでしょうか?」

【パターン2】

「面接に都合のいい日時を教えてください」

違いは明白ですね。

パターン1では既に日時が指定されており、『その日程で調節できそうか』という事を確認されています。

一方、パターン2では、応募者側の都合のいい日時を確認してそのうえで調節しようとしています。

応募者としてはパターン2の方が有り難い形ですね。

このように都合のいい日時を確認された場合は、候補を最低でも3つは挙げるようにしましょう。1つだけでは都合が合わなかった時に無駄なやり取りが増える事になります。

また、この時、注意したいのは出来るだけ近い日程で指定をするという事です。

中途採用はある意味早い者勝ちで採用枠が埋まった瞬間に募集が打ち切られます。打ち切られてしまえば面接を受ける機会すら失ってしまうことになるでしょう。

そのため、出来れば、1週間以内に3つとも指定、遅くとも2週間以内の指定にはしておきたいところです。

できるだけ指定された日に行く

一方、最初の連絡で面接の日時が指定されたパターンでは、できるだけスケジュールを調節してその日時に行くのが理想です。

こちらに関しても、面接の日時を遅らせてしまうと他の応募者に内定が出てしまう可能性が高まるので、チャンスを逃す形になってしまうかもしれないのです。

書類選考に通っただけでは非常に不安定な立場であるという事をしっかり考慮に入れて判断しましょう。

とはいっても、前述のように会議などどうしても調節できない事情がある場合は、面接の日時変更を必要としますね。

面接を遅らせると、内定をもらえないリスクが高まりますが、日時変更自体で応募者の評価が下がる事はありません。応募者が在職中である(在職中でない場合でもそれぞれに事情がある)という事は把握していますし、指定した日時に来られない事も想定のうえ指定してきているのです。この場合の変更は人事担当者にとって『日程変更』ではなく『日程調節』の一部のようなものなのです。

ただし、ここで注意したいのは変更した日時は『決定日時』であるという事です。

変更を申し出て、新たな日時になるわけですから、その日時をさらに変更してしまうのは失礼にあたり、評価ダウンに繋がるでしょう。そのため、「確実に行ける」という日時で指定してそれ以上の変更を申し出ないようにしましょう。

いずれのパターンでも、日程調節は1度しかできないという事を考慮に入れて確実に行ける日時を指定する必要があります。

※それでも、どうしても行けなくなった場合は、早めに連絡をして再び調節するしかありません。受け取り方は企業によってさまざまで、無事、内定まで進める可能性も十分あるので諦めずに早めの対処をしましょう。

日時変更を申し出る例文

では、実際に日時変更を伝える時の例文を確認してみましょう。例文はメールを想定したものとなります。

〇〇株式会社
人事部 〇〇 〇〇様

株式会社〇〇の〇〇(名前)と申します。
この度は大変お世話になっております。

ご連絡いただきました日程ですが、在職中の企業の会議と重なってしまい、お伺いすることができません。
大変申し訳ないのですが、面接日時の変更は可能でしょうか。

下記の日程でしたら、貴社にお伺いする事ができます。

8月20日(火)午後
8月22日(木)終日
8月23日(金)午前

こちらの日程で、ご都合悪いようでしたら、改めて日程を提示させていただきます。

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い致します。

ポイントは面接可能日を3つ指定しているという事です。1つだけでは人事担当者の都合が合わない可能性が高く、無駄なやり取りが増えるリスクもありますので、候補を挙げて相手側に指定してもらう方法を選択しましょう。また、電話で日程調節をする場合も同じく3つは候補の日を用意してから連絡を入れるようにしましょう。

また、「ご都合悪いようでしたら、改めて日程を提示させていただきます」という気遣いもビジネスマナーとして重要なので忘れずに入れるようにして下さい。

このようなメールを送ると、多くの場合、具体的な日時が指定されるかと思いますので、その連絡に対する返信例も確認しておきましょう。

〇〇株式会社
人事部 〇〇 〇〇様

株式会社〇〇の〇〇(名前)と申します。
大変お世話になっております。

この度は、お忙しい中、面接の日程を調節していただきありがとうございました。

それでは、ご指示をいただいた◯月◯日◯時に〇〇ビル3Fに伺わせていただきます。

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

間違いのないように日時を復唱するようにして、面接場所にも触れておきましょう。双方の『勘違い』を防ぐ役割があります。

最後に

大切なのは人事担当者に負担をかけないために最小のやり取りで日程変更を済ませるという事です。分かりやすく、簡潔な内容で、マナーを守り、スムーズに日程調節を行いましょう。

ひろゆき
面接を遅らせると他の応募者に決まってしまうという部分まで考えてなかったよ!調節するにも早めの日程で決めないとだめなんだね!
ジョブ吉
必ずしも立場が約束されているわけではないという事をしっかり考慮に入れて行動しないとね。メールは、あまり不要な文章を入れないようにして分かりやすさも大切にしよう。

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