退職する時の取引先への挨拶やマナー。気持ちを伝えるには

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ひろゆき
転職が決まったら、取引先にも挨拶が必要だけど、どのタイミングでどこまで詳しく話していいんだろう?
ジョブ吉
確かに、話すタイミングと伝える内容を考えるのは重要だね。やるべき事と、やってはいけない事があるからそれをしっかり確認しておこう!
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取引先への挨拶はビジネスマナー

退職時にはきちんとお世話になった人へ挨拶をしなくてはなりません。

たとえ、「この人苦手」といった意識をもっている相手だったとしても必ず挨拶をしましょう。これは、一人の社会人としての最低限のマナーです。

多くの場合、後任者の紹介や引き継ぎなどがありますので、退職の数週間前に挨拶を行うのが一般的となっています。引き継ぎに時間がかからない場合は1週間程前でも支障が出ない事もありますが、取引先との関係性を考え伝えるタイミングを決めましょう。

また、上司に「まだ伝える必要はない」といった口止めをされるケースもあります。直前に伝えるのは心苦しい部分もありますが、退職する会社の立場もあるので上司や会社の意見を聞きつつ言うタイミングを見計らいましょう。

会うタイミングがない場合はメールでもOK

メールで退職を伝えるのはNGとされていた時代もありましたが、現在は重要なやり取りもメールで行われる事が多くなり退職の挨拶に関しても封書ではなくメールで問題ありません。

件名で退職を伝える

件名には「退職のご挨拶」という事と「〇〇株式会社〇〇課〇〇」といった形で、用件と誰が送っているのかを明確に伝える必要があります。これに関しては、退職時だけのマナーではなくウィルス感染の観点から日常的なマナーとなっていますね。

疑わしいメールは開封されない可能性もありますので確実に伝えるためにも一目で分かる件名にしましょう。

個別にメール

これまでお世話になった事を感謝する内容でもあるので一斉送信ではなく個別にメールを送信するようにしましょう。文章に関しては、応用して使いまわしても問題ありません。

一人ひとりに送って感謝の気持ちを伝える事が大切です。

退職理由は『一身上の都合』

事細かに退職理由を伝える必要はありません。

『一身上の都合』とするのが基本となります。

理由を聞かれたとしても、具体的な内容には触れずに一般的な退職理由を伝えましょう。ただし、結婚や出産などおめでたい理由による退職は例外で伝えても問題ありません。

メールの例文

件名:退職のご挨拶(株式会社△△ 名前)

 

株式会社○○ 営業部

◇◇◇◇様

 

いつもお世話になっております。

株式会社△△の○○です。

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、●月●日をもって株式会社△△を退職することになりました。

◇◇様には何かとお力添えをいただき心より感謝しております。

ここにあらためてお礼を申し上げます。

本来なら直接お伺いしてご挨拶すべきところですが、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。

 

後任は、同じ部署の■■が務めさせていただきます。
後日改めて■■がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。

 

末筆ながら、貴社のご発展と◇◇様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

参考元:リクナビNEXT

件名や、退職理由が『一身上の都合』となる事以外で重要となるのは、

  • 退職日を伝える
  • 後任者を伝える
  • 先方へのお礼

といった部分です。また、「貴社のご発展と◇◇様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。」といった取引先の今後へのエールを入れる事もポイントとなります。

取引先への挨拶でやった方がいい事

取引先にはできるだけ良い印象をもってもらい退職したいところですね。

もしかしたら、今後の仕事でもお世話になる機会があるかもしれません。ほんの少し伝え方を変えるなどの工夫でグッと心象は変わってきます。

思い出やエピソードを語る

まず、第一に感謝の気持ちを伝える事が大切です。

それには、出会った頃の思い出話など盛り上がれるような話ができると理想です。「この人と一緒に仕事ができて良かった」と思って貰えるように相手を立てるようにしましょう

お世話になった気持ちを伝える

「〇〇さんとお仕事ができたからここまでこれた」

「〇〇さんのお陰であの時はこんな風に助かった」

といったお世話になったけど伝えてこれなかった気持ちを伝えるようにしましょう。

後任者への引き継ぎをしっかり行う

退職日までに取引先を訪れる機会があれば、後任者を連れて挨拶に行くようにしましょう。

取引先は「後任者がどんな人だろう?」と不安に思っている部分もあるはずです。

そのため、挨拶の際には取引先が安心するような「後任者の〇〇です。私よりしっかりしていますので」といった言葉を添える事が大切です。また、取引先と後任者が少しでも打ち解けられるような雰囲気を作る事も大切な役割です。

取引先への挨拶でやってはいけない事

一方で、取引先への挨拶でのNG行為もあります。印象良く退職するために気をつけなくてはなりません。

転職先を言わない

転職先が一流企業だったり、給料がアップする場合などはそれを自慢したい気持ちになります。

しかし、退職の挨拶では自分の話をしないで、お礼の挨拶にとどめるのがマナーです。仮に、転職先が自慢にならないという場合でも私的な話は控えた方がいいでしょう。時には気分を害してしまう可能性もあります。

コンプライアンスの厳守

社会人としての基本となりますが、社内の情報を言わないように気をつけなくてはいけません。特に退職前は気の緩みなどもあるでしょう。退職後は部外者となりますが、けして無関係というわけではありません。

次の仕事に繋げようとしない

取引先から大きな信頼をうけている場合は、次の仕事でも取引をしてもらう事が可能となる場合もあるでしょう。しかし、退職予定の会社から顧客を取るような形にもなりかねないので関係性は上手く成り立ちません。双方から信頼を失ってしまう可能性もあるので気をつけましょう。

挨拶は必須!好印象で退職しよう!

ひろゆき
なるほど、挨拶は重要だし注意点も多いんだね
ジョブ吉
そうなんだ。お世話になった気持ちを伝えないとね
ひろゆき
メールの文面もさっきの例文を参考にすれば難しくなさそうだね
ジョブ吉
その通り!思い出話とかは直接会う機会がある場合だけで十分だからね

ジョブ吉のブラック企業体験談

ジョブ吉
今は転職をレクチャーする立場だけど、昔はブラック企業で働いていた時期もあるんだ!その時の過酷な体験談を確認してみよう!

【1話目】ジョブ吉はブラック企業出身!

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