【転職の応募書類】添え状が必要なケースと不要なケース。重要性とは

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応募書類には『添え状』が必要という事をご存知でしょうか。

添え状は、送付状やカバーレターとも呼ばれ、「〇〇の書類が入っています。よろしくお願いします」といった形で在中書類の案内と挨拶のような役割を果たします。

これは、応募書類に限らずで、ビジネスマナーの一つとされます。例えば、納品書の入った書類を送る際に納品書だけでは「何の納品書だったっけ?」と受け取った側が把握できないかもしれません。「これなんの納品書?」と、会社内で聞きまわってようやく分かる人に書類がたどり着く。考えただけでも迷惑と手間がかかっていますね。

中身にどういった物が入っているのか、本でいうところの目次のような役割を果たします。目次のない本は何かと不便ですよね。

そのため、添え状が入っているかどうかで印象が大きく変わってくるのです。

応募書類に関してもこの印象は同じです。中途採用の応募書類ともなると、ビジネスマナーを身に付けていて当然という部分もありますし、そうでなくても、新卒の応募書類でも添え状を同封する事が増えているので、印象をダウンさせないためにも欠かさず入れる必要があります。

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添え状が必要な場合とそうでない場合

応募書類の提出方法は大きく分けると、

  • 郵送
  • 持参

の2つに分けられます。

そして、郵送に関しては、相手側にどういった書類が入っているのかを伝えるためのマナーとして添え状を必要としますが、持参に関しては添え状を必要としません。

というのも、直接、応募書類を渡すわけですから「こういった書類が入っているのでよろしくお願いします」といった事は直接伝えればいい事で挨拶文をわざわざ入れて伝える必要はないのです。

添え状を入れるケースと入れないケース

郵送・・添え状を入れる

持参・・添え状を入れない

この事をしっかり把握しておきましょう。

もし、持参する場合に添え状を入れてしまっても大きくマイナスに繋がる事はありませんが、ビジネスマナーの観点で考えると好ましい状況とは言えません。

入っているのが当たり前

ここからは応募書類を郵送する添え状が必要なケースに絞って話しを進めましょう。

転職の就職活動では、添え状を入れる事は特別な事でもなんでもなく、もはや“当たり前の事”として広がっています。

そのため、当初は、「マナーを知っている人」「しっかりした人」といった印象を与える役目を果たしていましたが、現在ではその役目を果たす事はありません。

入っている事がごくごく当たり前となっているのです。

このような事情から、現在では入っていないと逆に目立ってしまうという現象が起きています。添え状を入れている人が“マナーを知っている人”ではなく、入れていない人が“マナーを知らない人”として受け取られるようになってしまったのです。

添え状が与える心証はそこまで大きなものではないかもしれません。しかし、実際の応募書類を確認してもらう前からマイナス印象を与えてしまうのはあまりにも勿体ない状況といえますね。

添え状は第一印象

中にどういった書類が入っているのか、という事を伝える役目のある添え状ですが、実際のところ封筒にも『履歴書在中』や『応募書類在中』といった事が書かれているので、しっかり読まれる事はほとんどありません。

ですが、封筒から出した時に一番上にくるのが添え状となるので、履歴書や職務経歴書より先に目に入る書類という事になります。

どの程度、添え状を読むかは人事担当者によって異なってくるでしょう。しかし、最初に手に取る以上、添え状が入れられているか入れられていないか、という事を含めて重要な第一印象となります。

履歴書は5秒で判断されるとも言われ、倍率が高く人気の求人ほど読んでもらうことすら難しくなります。そんな中、読んでもらうキッカケを与えるのが添え状となるかもしれません。

「読まれる可能性の少ない書類だから適当でもいいか…」という判断ではなく、「読まれない可能性はあっても第一印象に影響を与える重要な書類」として、丁寧な文面で分かりやすく要点を伝えられる添え状作りを心がけましょう。

具体的な作り方編⇒【転職の添え状】書き方の注意点。パソコン、手書き、縦書きの例文

ひろゆき
忘れてしまいがちだけど、添え状は大切な役目を果たすという事だね。
ジョブ吉
少ない文量だけど与える影響はそれ以上に大きいという事さ。忘れずに入れる事を心がけよう!

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