【転職の応募書類】宛名の書き方。役職別の方法は?

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完成した応募書類は、企業に渡す事になります。

そして、渡す方法は大きく分けて、

  • 持参して直接渡す
  • 郵送で届ける

この2種類に分けられます。

応募書類を渡す際には当然の事ながら封筒に入れるわけですが、ここで迷うのが『宛名』の書き方ですね。

今回は、双方の方法ではどのような違いがあるのか、また役職や状況別の宛名の書き方についてまとめます。

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持参するケースの書き方

まずは、持参するケースの表面の書き方から見てみましょう。

持参する場合は、直接手渡すわけですから宛名を必要としません。添え状に関しても用意する必要はありません。

ただ、画像のような『履歴書在中』に関しては相手側が管理しやすくなるので書くようにして下さい。

裏面に関しては、ご自身の住所と名前を記入しましょう。

中を確認しなくても誰の履歴書か確認できるので企業側が管理しやすくなります。

どの記載が必要かという事は、相手側の目線で考える必要があります。直接手渡すなら宛名は必要ないという事になりますし、管理の観点で考えると、『履歴書在中』や『応募者の住所・名前』といった基本情報は中を確認しなくても分かる状態にしておきたいところです。

郵送する場合の宛名の書き方

続いて郵送する場合の宛名の書き方を確認しましょう。

郵送する場合は、送り先の住所、そして部署や担当者の名前も記載しなくてはなりません。住所だけでは異なった部署に届いてしまい迷惑をかける可能性もありますし、部署だけでは担当者に行き届くまでに時間がかかってしまうかもしれないからです。

担当者が分からない例などでは仕方ありませんが、把握できている場合は必ず担当者の氏名まで記入するようにしましょう。

担当者名が分からないケース

担当者名が分からないケースも少なくないのでその場合の書き方を確認しておきましょう。

【書き方】

〇〇株式会社 人事部 御中

〇〇株式会社 人事部 採用ご担当者様

〇〇株式会社 御中

書き方の基本として御中を重複して使ったり、御中や様を重ねて使わないという事です。例えば、『〇〇株式会社 人事部御中 採用ご担当者様』はNG。『御中』や『様』は宛名の最後に1回だけつければOKです。

担当者の氏名が分かれば、最後に名前を書く事になるので『様』のみ。『御中』は使わないという事になります。

担当者が複数の場合

担当者が2人以上というケースも少なくありません。

【書き方】

このようにそれぞれに『様』を付けるようにしましょう。『〇〇・〇〇様』といった形でまとめてしまうのはNGという事です。

部署が分からない場合

部署が分からないけど担当者名は分かるという場合を見てみましょう。

【書き方】

〇〇株式会社 採用ご担当 〇〇様

このように、会社名の後にいきなり名前ではなく『採用ご担当』といった一言を添えると丁寧な書き方となります。この場合には、『採用ご担当』の後に『者』や『者様』といった言葉を使う必要はありません。

部署は分からないけど役職と名前が分かっている場合

【書き方】

〇〇株式会社 部長 〇〇様

『部長』といった役職は基本的に名前の真上に書きます。『部長 東京太郎様』が一つの括りとなるイメージです。文字サイズは住所と同じぐらいのサイズで名前よりやや小さいサイズにしましょう。

部署が分かっている場合は、『人事部 部長』といった書き方をしますが、先程の画像のように部署は名前の上には書かず、名前の横に書きます。あとは、『課長』『係長』といった形で状況によって役職名を変えるだけです。

代表取締役の場合

代表取締役に送る場合も、名前の上に『代表取締役』もしくは『代表取締役社長』と記入します。

基本的に『部長』といった役職と同じように書くという事です。

宛名を書く時の基本

名前が中央にくるように

最も大きなサイズで書く名前を中央に書くと全体のバランスがとれて美しい仕上がりになります。

大きな封筒ではサインペン

応募書類は基本的に角形2号と呼ばれる大きめの封筒を使うのがマナーです。

このサイズの封筒になると、宛名を記入する範囲も広くボールペンでは少し寂しい仕上がりとなってしまいます。

そのため、宛名の記入にはサインペンを使うのがベストです。

中身を入れる前に記入

完成した応募書類を入れてから記入すると凸凹が多く失敗する確率が高まるうえ、中の応募書類にまで跡が残ってしまう可能性があります。

そのため、中身を入れる前に宛名を書くようにしましょう。

略称は使わない

手元にある資料が『(株)』といった略称になっていると、そのまま記入してしまいがちですが、これは失礼にあたります。しっかりと『株式会社』『有限会社』といった形で正式名称を使いましょう。

都道府県から記入

仮に同じ都内に送る場合であっても、都道府県から記入するのが基本です。

また、相手側の住所は『1丁目2番3号』といった形で正式な書き方をするようにしましょう。

必ず確認!

宛名を間違える人は意外に少なくありません!

資料と照らし合わせ間違いがないかしっかりと確認作業を行うようにしましょう。

郵送方法についてもしっかり確認しましょう⇒転職の応募書類は、普通郵便・速達・簡易書留どれ?DM便はNG

ひろゆき
状況によって書き方もさまざまという事だね。
ジョブ吉
そうだね!どの情報を持っているか、という事を事前に書きだして、それをもとに書くと失敗も減ると思うよ。あとは、『御中』と『様』は重複させないなど基本の部分は今後のビジネスマナーとしても大切だからしっかり覚えておこう!

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